Que doit contenir la décision unilatérale mettant en place la complémentaire santé ?

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Pressé par l’échéance « couperet » du 1er janvier 2016, il peut être tentant pour l’employeur de se servir de l’un des modèles de décision unilatérale que l’on peut trouver sur Internet afin d’instituer à temps sa complémentaire santé collective.

La plupart des organismes assureurs proposent en effet des modèles « prêts à l’emploi », sur lesquels le chef d’entreprise n’aura plus qu’à remplir les champs vides. Prudence toutefois, la décision unilatérale ne doit pas être rédigée à la légère : elle engage la société vis-à-vis de ses salariés, et détermine la possibilité ou non de bénéficier des exonérations de charges sociales sur les contributions versées.

Finalement, derrière son apparente souplesse (un écrit est exigé mais aucun contenu n’est imposé par la loi), la décision unilatérale doit en réalité être rédigée avec soin, et implique de véritables choix d’entreprise qui se prêtent mal au simple « copier-coller » de modèles plus ou moins à jour…

 

Un contenu à respecter pour bénéficier du régime social de faveur :

Bien que le législateur n’ait pas fixé de clauses obligatoires, certains éléments doivent figurer dans la décision unilatérale si l’on veut appliquer valablement les exonérations de charges.

Le Code de la Sécurité Sociale exige ainsi que le régime de prévoyance mis en place soit obligatoire et collectif (voir art. L 242-1, al. 6). Concrètement, cela signifie qu’après avoir énoncé la nature des garanties dont il est question (c’est-à-dire « l’objet » du contrat, que ce soit uniquement des « frais de santé », ou également du risque incapacité, invalidité ou décès), la décision unilatérale doit expressément établir le personnel concerné.

Longtemps, l’exigence d’un caractère « collectif » ne s’opposait pas à ce que l’employeur réserve le régime de prévoyance à une catégorie objective de salariés (par exemple, au « personnel relevant de l’art. 4 de la CCN de 1947 », c’est-à-dire les cadres). Désormais, avec la généralisation de la complémentaire santé, l’ensemble des salariés devront être bénéficiaires du régime instauré.

Après avoir rappelé que la couverture vise la totalité du personnel, le chef d’entreprise pourra toutefois lister différentes catégories objectives (cadres/non-cadres, ou selon des tranches de rémunération[1]), dans le but d’instituer une différence de traitement entre elles (niveau de garantie plus élevé pour les cadres, par exemple). Il pourra également faire le choix de rédiger deux décisions unilatérales distinctes, s’il le souhaite.

Par contre, il faut considérer que la généralisation de la complémentaire santé est venue enterrer les clauses d’ancienneté (qui pouvaient aller jusqu’à 6 mois !), qui ne doivent dès lors plus figurer dans les décisions unilatérales (Lettre-circ. ACOSS 2015-45 du 12/08/2015).

Par ailleurs, la décision unilatérale devra rappeler expressément le caractère obligatoire du régime mis en place : concrètement, cela signifie que l’affiliation des salariés se fera automatiquement (sans besoin de recueillir leur accord[2]) et que la part salariale de cotisation sera précomptée sur leur salaire.

L’employeur aura toutefois la faculté de prévoir certaines dispenses d’affiliation, listées à l’art. R 242-1-6 du Code de la Sécurité Sociale. Parmi les cas possibles, on retrouve notamment le salarié déjà couvert par ailleurs (en tant qu’ayant-droit de la complémentaire santé collective et obligatoire de son conjoint, par exemple) ou encore le salarié en contrat à durée déterminée de moins de douze mois …

L’employeur peut intégrer dans sa décision unilatérale l’ensemble des dispenses prévues dans le Code, ou seulement certaines d’elles. Il peut tout à fait n’en prévoir aucune (le risque étant d’enclencher une vague de mécontentements au sein du personnel …). Quoi qu’il en soit, seuls les cas prévus dans la décision unilatérale permettront au salarié d’être valablement dispensé d’adhérer (à sa demande[3]). Et le chef d’entreprise devra veiller à ce que les dispenses prévues dans sa décision correspondent strictement à celles du contrat d’assurance …

Pour l’employeur désireux de contenter tout le monde, prévoir de larges dispenses d’adhésion peut ainsi être tentant. Néanmoins, il faut garder à l’esprit que cela peut vite s’avérer très lourd à gérer administrativement : en effet, en cas de contrôle URSSAF, l’employeur devra être en mesure de produire l’ensemble des demandes des salariés (ce qui implique, pour les salariés couverts par leur conjoint, une attestation annuelle de leur employeur et/ou de leur mutuelle extérieure).

Afin de se conformer complètement aux règles d’exonération, la décision unilatérale devra également prévoir l’externalisation de la gestion du régime auprès d’un organisme habilité (désignation obligatoire d’un organisme assureur). Enfin, on conseillera aux employeurs de rappeler succinctement les modalités d’information des salariés (remise individuelle de la décision contre signature sur liste d’émargements – envoi d’une notice d’information détaillant les garanties par l’assureur).

 

La nécessité de mesurer son engagement envers les salariés et de prévoir les évolutions du régime :

La décision unilatérale engage l’employeur vis-à-vis des salariés : c’est pourquoi la prudence doit guider sa rédaction. Et si la nature générale des prestations doit être rappelée dans le document (garantie « frais de santé », en l’espèce), il faudra s’abstenir de détailler davantage les garanties. Pour cela, on renverra au contrat d’assurance souscrit, tout en rappelant que l’employeur n’est nullement tenu à maintenir ad vitam æternam le même niveau de prestations …

En effet, en fixant précisément les garanties, la décision unilatérale risquerait d’aller au-delà du contrat d’assurance souscrit par l’entreprise. L’employeur serait alors débiteur sur ses fonds de la différence envers ses salariés ! De la même façon, et pour les mêmes raisons, la date d’entrée en vigueur de la décision unilatérale devra absolument être calée sur celle du contrat d’assurance.

Par contre, les modalités de financement du régime devront nécessairement être fixées. L’employeur s’engage, dans la décision unilatérale, au paiement d’une cotisation patronale servant à financer en partie ou totalement la complémentaire santé qu’il aura choisie (dans le respect du « panier minimum » de soins et des contrats responsables). En pratique, l’employeur devra se borner à énoncer le principe d’un cofinancement du régime, la répartition décidée (ex : – part patronale : 50% ; – part salarié : 50%), et le fait que toute hausse des cotisations sera répercutée dans les mêmes proportions.

La doctrine conseillait autrefois à l’employeur de plafonner sa participation au régime pour limiter son engagement. Cette précaution n’aurait cependant plus lieu d’être, si l’on considère que l’entreprise doit en toute circonstance financer la moitié au moins du coût total de la couverture collective[4].

Autre point qui fait débat : le maintien des garanties en cas de suspension du contrat de travail. Jusqu’à maintenant, la décision unilatérale pouvait prévoir que les garanties ne s’appliquaient pas en cas de suspension non indemnisée (suite à une maladie, un congé sans solde …). Mais là encore, on doute fortement de la compatibilité d’une telle disposition avec la généralisation des complémentaires santé, et l’on conseillera aux employeurs de s’abstenir (le risque étant que cette règle remette en cause le caractère « collectif » du contrat et soit source d’un redressement URSSAF).

Prenant en compte les évolutions législatives récentes, la décision unilatérale devra également rappeler, à titre d’information, l’existence du dispositif de portabilité des droits pour les salariés qui viendraient à quitter l’entreprise, et renvoyer à l’art. L 911-8 du Code de la Sécurité Sociale pour les modalités.

Généralement, la décision unilatérale sera prise pour une durée indéterminée (le choix inverse comportant un risque juridique trop élevé). Pourtant, la complémentaire santé collective est amenée à évoluer quasiment annuellement (hausse des cotisations, ajustement des garanties, changement d’organisme assureur …). Il convient donc d’anticiper les difficultés juridiques qui pourraient se poser.

D’après notre interprétation, tant que les droits des salariés ne sont pas sensiblement affectés, une simple information individuelle sur les évolutions du régime suffit (ou des institutions représentatives du personnel). Dans le cas contraire, la décision unilatérale devrait être révisée ou dénoncée (par exemple, dans le cas du passage d’une complémentaire « formule famille obligatoire » à une formule « isolé », sans possibilité d’affilier ses ayants-droit).

Par prudence, la décision unilatérale pourrait alors prévoir une clause d’adaptation automatique des garanties aux évolutions règlementaires (ex : modification des garanties pour se conformer aux « contrats responsables »). On rappellera également la possibilité de réviser ou dénoncer ladite décision à tout moment, selon les modalités fixées par le Code du Travail.

 

L’employeur qui souscrit un contrat « complémentaire santé collective » se verra généralement proposer par l’organisme assureur choisi un modèle de décision unilatérale, afin d’être en règle vis-à-vis de ses salariés et éventuellement de l’URSSAF. Certes, ce peut être un gain de temps intéressant, mais cela appelle forcément un travail de vérification/correction afin de ne pas avoir de mauvaises surprises …

 

[1] Voir art. R 242-1-1 du Code de la Sécurité Sociale

[2] Exception faite pour les salariés déjà présents dans l’entreprise, qui peuvent refuser leur affiliation dans le cadre de l’art. 11 de la loi Evin. Cette disposition s’applique même si elle n’est pas prévue dans la décision.

[3] Et le salarié dispensé d’adhérer conserve la possibilité de revenir sur sa décision, à tout moment.

[4] Une partie de la doctrine estimait en effet que l’employeur n’était tenu qu’à financer 50% du panier de soins minimum. Cette interprétation des textes n’est pas celle de la Direction de la Sécurité Sociale, et la loi de financement de la Sécurité Sociale pour 2016 devrait entériner cette position défavorable aux entreprises.

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